Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Secretaria de Estado da Saúde ministrou curso para representantes de instituições de Piracicaba, Botucatu e Assis

(Capa/legenda: Da esq. à dir., Fernando Meyer, Lenara Barbieri, Eliane Souza, Sandra Gonik e Emerson Santos)

A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (Cada) da Secretaria Estadual da Saúde de São Paulo ministrou nesta terça-feira (26/03/24) um treinamento no Hospital Regional de Piracicaba (HRP-Unicamp) sobre o arquivamento ideal de todos os registros que envolvem uma unidade de saúde.

O encontro, que ocorreu na Sala de Treinamento do HRP-Unicamp, reuniu mais três unidades da região. Representantes do Departamento Regional de Saúde (DRS-X) e dos Ambulatórios Médicos de Especialidades (AMEs) de Assis e Botucatu também participaram do treinamento.

De acordo com a diretora Executiva da Cada/SES, Sandra Sotnik Gonik, esse treinamento já ocorre há cerca de dez anos em toda a Rede Estadual de Saúde. “O objetivo é contemplar as leis federais e estaduais que regulamentam o arquivamento e armazenamento de todos os documentos de uma unidade de Saúde de forma correta. Uns precisam ser armazenados, por exemplo, por mais tempo que outros e isso tudo precisa ser sistematizado”, esclareceu Sandra.

Disponibilizar aos participantes conhecimento ampliado sobre a legislação referente à forma correta de avaliação, guarda e disponibilização de documentos como também fortalecer a política estadual de arquivos, gestão documental e acesso nas unidades nortearam os trabalhos.

O treinamento contou também com colaboradores das unidades e com as presenças dos técnicos Executivo da Cada/SES, Emerson Oliveira dos Santos e Fernando Meyer, além da gerente do Administrativo e Financeiro do HRP-Unicamp, Lenara Barbieri.

Para Elaine Cristina de Souza, líder do Setor de Faturamento e Serviço de Arquivo Médico e Estatística (Same) do HRP-Unicamp, toda a documentação do hospital é arquivada de maneira híbrida, ou seja, os registros são guardados em papel e no sistema computadorizado.

“Todos os documentos, sejam os prontuários da Internação, do Ambulatório ou do Administrativo, são armazenados contemplando as regras definidas por leis”, afirmou a líder, acrescentando que cada tipo de documento tem um prazo determinado para ser guardado adequadamente na instituição. “Esse prazo pode variar de 2 a 20 anos. De acordo com essa escala, ocorre o descarte quando o tempo prescreve”, afirmou a colaboradora do HRP-Unicamp.

Para Gisele Sacomani, analista administrativa do AME de Botucatu, participar do treinamento é uma maneira efetiva de aprofundar seus conhecimentos. “Essa é a primeira vez que participo do treinamento da Cada e minha expectativa e aprimorar meus conhecimentos, aprender como é o processo correto e passar para meus colegas de Botucatu”.

SAIBA MAIS

O Arquivo Público do Estado, Unidade da Secretaria de Gestão e Governo Digital, fundamentado por meio do Artigo 216, Parágrafo 2º da Constituição Federal, das Leis Federais n^os 8.159/1991 e 12.527/2011 e regulamentado pelos Decretos Estaduais n^os 22.789/1984, 29.838/1989, 48.897/2004, 54.276/2009, 58.052/2012 e 60.145/2014, é o órgão responsável por aplicar a política estadual de arquivos, gestão documental e acesso, segundo informa o site oficial da Secretaria de Estado da Saúde de São Paulo
 

Com a publicação do Decreto n º 60.145, de 11 de fevereiro de 2014, que trata do recolhimento dos documentos de guarda permanente produzidos pelos órgãos do executivo público estadual, a gestão documental foi reorganizada na Secretaria de Estado da Saúde.
 

A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) instituída pela Resolução SS-30, de 15/03/2000 e reestruturada pelas Resoluções SS-95, de 04/09/2008, SS-62, de 22 de maio de 2014, Resolução SS-160, de 22/10/2021 é a responsável por orientar a realização da Gestão Documental nesta secretaria.

Para consultar a legislação, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio e seu manual de aplicação consulte o site do Arquivo Público do Estado de São Paulo,
 

Mais informações: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/web/